Perbedaan Antara Email Bisnis dan Surat Bisnis
Mengetahui perbedaan email bisnis dan surat bisnis lalu kapan harus menulisnya mungkin mudah bagi orang-orang yang merasa nyaman menyampaikan pesan dalam berbagai format.
Tapi, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih media.
Faktor-faktor seperti kemanfaatan, formalitas, kerahasiaan dan bahkan pangkat atau status penerima harus dipertimbangkan ketika Anda membuat keputusan untuk menulis.
Apa Perbedaan antara Email Bisnis dan Surat Bisnis?
Surat bisnis dan email adalah dua jenis komunikasi bisnis yang paling umum. Namun, ada perbedaan antara surat bisnis dan email bisnis.
Dari perspektif apa mereka berbeda?
Aplikasi, kekonservatifan, nada dan gaya, kerahasiaan, biaya, pengakuan, dan dampak lingkungan adalah fitur utama yang membedakan mode korespondensi ganda.
1. Aplikasi
Di era pra-internet, surat bisnis adalah pembawa informasi bisnis yang luas. Surat-surat seperti itu adalah mode standar komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
Saat ini, ada penurunan tajam dalam penggunaan surat untuk urusan bisnis, berkat e-mail sebagai alat yang ampuh untuk mengirim dan menerima pesan.
Dari memo hingga diskusi proyek hingga pesan HTML, email adalah saluran yang kuat untuk bertukar informasi di dunia modern.
Email bisnis memungkinkan Anda mencapai hal yang sama seperti yang Anda lakukan dengan surat bisnis.
Munculnya teknologi tanda tangan elektronik membuat e-mail menjadi pilihan yang paling nyaman bahkan dari sudut pandang hukum untuk berbagai komunikasi yang berhubungan dengan perusahaan.
Karena undang-undang berbeda dari satu negara ke negara lain, area abu-abu tetap ada pada apakah kontrak email mengikat secara hukum secara global.
Hal-hal tersebut merupakan pengecualian utama untuk kelanjutan penggunaan surat bisnis di dunia digital.
2. Konservatif
Surat bisnis secara default memiliki pandangan yang kaku. Mereka harus mematuhi formalitas seperti protokol surat dan gaya.
Anda harus mengikuti standar, misalnya, untuk salam, alamat, dan penutupan gratis.
Selanjutnya, untuk menciptakan citra perusahaan yang positif di benak penerima, Anda harus mencetak surat bisnis di atas kertas berkualitas dan menggunakan amplop bermutu tinggi.
Komunikasi email tidak tergantung pada sifat-sifat ini.
Meskipun di atas adalah beberapa fitur yang membedakan antara surat bisnis dan email bisnis, Anda tetap harus menulis konten, dalam mode mana pun, secara profesional.
Dan, tidak ada salahnya untuk mengikuti standar surat bisnis yang relevan dalam email bisnis.
3. Nada dan Gaya
Surat bisnis kurang lebih mengikuti gaya formal dan suara yang dicadangkan.
Beberapa pengecualian adalah dokumen seperti surat penjualan.
Dalam hal ini, Anda menemukan konten yang kurang formal dan menggunakan nada interaktif.
Bagaimana dengan komunikasi bisnis melalui email? Ini biasanya mengambil rute informal dan menggunakan gaya yang tidak terlalu ketat.
4. Biaya
Surat bisnis membutuhkan banyak uang, terutama untuk usaha kecil.
Berikut adalah komponen biaya surat bisnis: kertas, amplop, perangko, permen karet, selotip, toner, komputer, dan biaya listrik printer, dan biaya pengetikan isi.
Email bisnis hanya memiliki dua elemen terakhir dalam daftar sebelumnya dan biaya listrik modem dan biaya internet.
Kemudian, dalam kedua jenis komunikasi, Anda harus memasukkan penyusutan untuk sistem.
E-mail adalah pemenang langsung dari sudut biaya. Anda akan menemukan lebih mendalam dalam keuntungan biaya email jika Anda membawa lampiran ke dalam gambar.
Saat Anda mengirim lampiran beberapa halaman dengan surat bisnis, pengeluaran Anda mengarah ke utara. Sebaliknya, lampiran email hampir gratis.
Pengecualian adalah ketika Anda melampirkan file multimedia.
Kasus-kasus seperti itu merusak anggaran dan waktu internet Anda.
Namun, biaya untuk email akan tetap lebih rendah daripada untuk surat bisnis.
Selanjutnya, ini tidak dapat mengalahkan kenyamanan dan kecepatan email.
5. Kerahasiaan
Surat bisnis, saat dalam perjalanan, menjaga kerahasiaan isinya lebih baik daripada email bisnis.
Dalam kasus terakhir, ruang lingkup bagi seseorang untuk mengintipnya lebih besar.
Mengapa?
Itu karena pesan tersebut melakukan perjalanan ke tujuannya melalui internet jaringan publik.
Namun, dengan kemajuan teknologi keamanan email seperti protokol dan enkripsi yang aman, potensi mata yang salah untuk membaca email bisnis menjadi paling rendah.
6. Pengakuan
Jika Anda memerlukan bukti penerimaan komunikasi Anda, rute surat bisnis melayani Anda yang terbaik.
Benar, banyak klien email desktop saat ini memiliki fitur Tanda Terima Kembali.
Apakah itu akan memberikan pengakuan tergantung pada apakah pelanggan Anda menggunakan salah satu perangkat lunak email tersebut dan apakah dia telah mengaktifkan fitur tersebut?
7. Dampak Lingkungan
Ketika frasa “pemanasan global” telah menjadi nama rumah tangga, sebaiknya gunakan email bisnis, sebanyak mungkin, untuk menyelamatkan bumi.
Semakin sedikit huruf bisnis yang Anda gunakan untuk komunikasi, semakin sedikit jumlah pohon yang akan ditebang.
Jadikan bisnis Anda lebih hijau dengan email, dokumen elektronik, dan informasi digital.
